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La eficacia y rentabilidad del e-learning como metodología de formación en la empresa se cimenta en ventajas como la estandarización de contenidos o la asincronía: todos los usuarios acceden a los mismos contenidos, reutilizables y actualizables, y lo hacen en el momento que más les conviene a ellos y a la empresa. Estas características tienden a promover la autoformación y exigen cierta autonomía y responsabilidad del alumno usuario, pero la autoformación no debe significar abandonar al alumno a su suerte ni, lo que sería igual de malo, que se sienta abandonado. Por ello, siempre cierta actividad de tutorización y dinamización de las acciones formativas es necesaria para asegurar su eficiencia

Y la dinamización de la formación se refiere no solo al catálogo de cursos a disposición de los empleados de una empresa, sino también a la creación de una cultura de formación en la corporación que dé lugar a grupos de aprendizaje o Comunidades de Práctica (cuestión que, por la importancia que le otorgo, abordaré en otro post). Para definir las pautas de dinamización de un grupo formativo podemos seguir las indicaciones del estupendo documento generado por el Servicio de Formación de la Diputación de Valencia, emanado precisamente de una Comunidad de Práctica (CoP). Así, el trabajo de dinamización se centrará en seis aspectos: gestión del tiempo, reglas de participación, trabajo en equipo, seguimiento, motivación y evaluación.

Gestión del tiempo: Planificar lo que va a hacerse y cuándo (y determinar los recursos necesarios para hacerlo). Duración de la acción formativa: cuándo empezará y cuándo debe acabar. Calendario provisional de los hitos a los que hubiere lugar: reunión presencial de inicio, audioconferencias, preparación de la guía didáctica del curso, calendario de prácticas, fechas de entrega de tareas especiales, etc. Al alumno que recibe una programación (aunque sea provisional pues pueden surgir motivos de causa mayor que obliguen a adaptarse a las circunstancias) estamos demostrándole planificación. Trabajo previo al inicio del curso, con él no termina la labor de organización del dinamizador o tutor: durante el curso deberá comprobar que todos pueden iniciarlo sin problemas, moderará foros y chats. Al terminar el curso, generará los informes de participación (registro de sesiones activas evaluaciones, etc.) que le permita su LMS y redactar acta o informe general del curso tras los procesos de evaluación que veremos más adelante.

Reglas de participación: Cada alumno o usuario llega a la acción formativa con su propia experiencia en redes e interacción con otros internautas, su propia experiencia digital; por lo tanto, cada uno tendrá un grado distinto de conocimiento de reglas de netiqueta. El dinamizador debe ser un buen conocedor de netiqueta y debe difundir sus reglas en las oportunidades que se le presenten de modo sutil y sin resultar ofensivo. Estas oportunidades van desde la presentación del curso o la redacción de las preguntas frecuentes, hasta la moderación de foros o las respuestas personales a los alumnos a través del correo electrónico.

Trabajo en equipo: Si las características del curso y la disponibilidad de los alumnos lo permiten, tratar de crear equipo y generar una cultura de grupo en colaboración es un objetivo primordial. Hablaríamos entonces de aprendizaje cooperativo. Para ello, el dinamizador basará su trabajo en el uso de las herramientas de comunicación que proporciona nuestra plataforma LMS, la intranet corporativa, el correo electrónico profesional o la red social corporativa si la hubiese, diseñando tareas en grupo realizables según las características y disponibilidad de los participantes. El tutor debe interesarse por el trabajo en grupo para asegurarse de que todos aportan lo necesario y que las relaciones entre los miembros de los equipos es la adecuada: aquella que genere sinergias, rechazando la que provoque conflictos. En cuanto a las Comunidades de Práctica, como he mencionado antes serán objeto de un post específico

Seguimiento: Cuestiones relativas al seguimiento han sido ya mencionadas en los puntos anteriores. La tarea del dinamizador no se limita a poner cursos a disposición de los alumnos, sino que debe preocuparse de que los usuarios aprovechan los contenidos. Para la realización del seguimiento dispone en primer lugar de las herramientas que le proporcione el LMS empleado: registro de las sesiones realizadas por los alumnos participación en foros, chats, wikis, correos electrónicos… todo ello le permitirá conocer qué tipo de alumnos tiene entre manos: adelantados, rezagados, desmotivados, etc.

Motivación: En la motivación de los alumnos está la clave del éxito de la formación. El dinamizador debe practicar la escucha activa, responder prontamente a las incidencias o cuestiones planteadas por los alumnos, reforzar positivamente a aquellos que lo necesiten… es una tarea fuertemente ligada al seguimiento y simultánea a él. Las principales causas de desmotivación son el sentirse solo, no entender los contenidos, el aburrimiento y no ser capaz de seguir el ritmo de avance propuesto.

Evaluación: En tres vertientes: evaluación de los progresos del alumno, evaluación de los contenidos y evaluación general del proceso formativo (desde la planificación general hasta la labor del dinamizador o tutor). Hay que definir indicadores adecuados para los tres ámbitos. A los alumnos se les evalúa con las herramientas que proporcione el LMS (o con otras disponibles, hay propuestas de diseño de e-Evaluación compatibles e implementables en las plataformas LMS más usadas) siguiendo los criterios didácticos establecidos en el momento de diseñar la acción formativa. El proceso puede evaluarse teniendo el cuenta el índice de aprobados, de abandonos, las tareas completadas, la participación y cooperación demostrada por los alumnos y el feedback que le solicitemos a estos. Una herramienta de retroalimentación son los cuestionarios de satisfacción propuestos a los usuarios cuyas conclusiones aprovecharemos en futuras acciones formativas.

Esquema básico de la dinamización de la formación en la empresa (pulsar en la imagen)

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